بقلم إريك تيو – رئيس قسم الممارسات الدولية والمشاريع الخاصة، المدافعون المتحدون
ولعل التباطؤ الحالي في قطاع البناء (سواء في الإمارات العربية المتحدة أو على الصعيد الدولي) الناجم عن جائحة كوفيد-19 يسمح للاعبين في الصناعة ببعض الراحة للتركيز على حالة أنظمة إدارة الوثائق وحفظ السجلات في مشاريعهم.
لماذا هذا مهم؟
من المهم ألا يستسلم الأطراف للواقع القاسي المتمثل في تقليص مطالباتهم (أو تفنيدها) بشكل كبير أو رفضها إما أثناء المفاوضات أو في الإجراءات القانونية بسبب عدم وجود وثائق أو سجلات تثبت ذلك. وخاصة خلال هذه الأوقات الصعبة في الشرق الأوسط في ضوء تفشي فيروس كورونا وانخفاض أسعار النفط.
عندما أفكر في القضايا الجارية في سوق البناء، أعتقد أنه من المناسب أن يقوم أصحاب العمل ومستشاري التصميم والإشراف ومستشاري إدارة المشاريع والمقاولين والمقاولين من الباطن على حد سواء بتقييم وضعهم المالي ومواقفهم فيما يتعلق بالمطالبات المعلقة والشهادات والمدفوعات في كل مشروع. لتحسين مواقفهم، سيحتاجون إلى الحصول على المستندات والسجلات الداعمة المناسبة.
ما هي أنواع الوثائق والسجلات التي يجب الاحتفاظ بها؟
المادة 26 من قانون المعاملات التجارية لدولة الإمارات العربية المتحدة (القانون الاتحادي رقم 18 لسنة 1993 لدولة الإمارات العربية المتحدة) يتطلب من جميع الكيانات التجارية الاحتفاظ بها "الدفاتر التجارية التي قد تقتضيها طبيعة وأهمية تجارته، على النحو الذي يبين وضعه المالي بدقة، وكذلك أي حقوق والتزامات تتعلق بتجارته". وبموجب المادة 36 من نفس القانون، "الكتب التجارية" يمكن استخدامها كدليل فيما يتعلق بالأنشطة التجارية للكيانات. "الكتب التجارية" لا تقتصر المحاسبات على دفاتر المحاسبة أو السجلات فحسب، بل تشمل في قطاع البناء مجموعة واسعة جدًا من المستندات والسجلات.
في الجزء التالي من هذه المقالة، سأستخدم مصطلح "السجلات" للإشارة إلى مجموعة واسعة من المستندات والسجلات التي يمكن استخدامها لدعم أو دحض مطالبة بموجب عقد البناء والتي تتضمن أي معلومات أو بيانات مسجلة أو تم إنشاؤها إلكترونيًا (وفقًا لشروط معينة، قانون الإثبات في المعاملات المدنية والتجارية في دولة الإمارات العربية المتحدة [القانون الاتحادي رقم 10 لسنة 1992 [كما تم تعديله في عام 2006] يقبل الكتابة الإلكترونية والأدوات والسجلات والمستندات كأدلة مستندية.
يوضح الرسم البياني أدناه قائمة بالسجلات الشائعة التي يمكن أن ينتجها مشروع البناء. وتنقسم السجلات إلى "سجلات التحكم الخارجية" و"سجلات التحكم الداخلية" - تحتوي الفئة الأولى على سجلات يتم مشاركتها عادةً بين الأطراف ذات الصلة والفئة الأخيرة عبارة عن سجلات داخلية قد تتم مشاركتها أو لا تتم مشاركتها اعتمادًا على الموقف.
يختلف نوع السجلات وفقًا للمشروع والعقد. على سبيل المثال، بموجب عقد الكتاب الأحمر للاتحاد الدولي للمهندسين الاستشاريين لعام 1999، يلتزم المقاول بالاحتفاظ بمجموعة محددة من السجلات وتقديمها، وعلى وجه الخصوص:
- تتطلب الفقرة الفرعية 1.8 ما يلي:
"...يتعين على المقاول أن يحتفظ في الموقع بنسخة من العقد والمنشورات المذكورة في المواصفات ووثائق المقاول (إن وجدت) والرسومات والتغييرات والاتصالات الأخرى المقدمة بموجب العقد. ويحق لموظفي صاحب العمل الوصول إلى جميع هذه الوثائق في جميع الأوقات المعقولة..."
- تتطلب الفقرة الفرعية 4.21 ما يلي:
"...يجب على المقاول إعداد تقارير التقدم الشهرية وتقديمها إلى المهندس."
""يجب أن يتضمن كل تقرير... مخططات وأوصافًا تفصيلية للتقدم... الشراء والتصنيع والتسليم إلى الموقع والبناء والتركيب والاختبار... الصور التي توضح حالة التصنيع والتقدم في الموقع... نسخ من وثائق ضمان الجودة ونتائج الاختبارات وشهادات المواد... قائمة الإشعارات... إحصاءات السلامة... مقارنات بين التقدم الفعلي والمخطط له... التدابير التي يتم (أو سيتم) اتخاذها للتغلب على التأخيرات."
- تتطلب الفقرة الفرعية 6.10 ما يلي:
"يجب على المقاول أن يقدم إلى المهندس تفاصيل تبين عدد كل فئة من موظفي المقاول وكل نوع من معدات المقاول في الموقع..."
في التعامل مع التأثير السلبي لتفشي فيروس كورونا المستجد، يجب الاحتفاظ بمجلد مخصص للسجلات لإثبات مدى التأثير وعواقبه على كل مشروع. ستساعد هذه السجلات بالتأكيد في حالة الحاجة إلى تقديم مطالبة فيما يتعلق بتفشي الفيروس (يرجى الاطلاع على مقالتي السابقة بشأن المطالبات المحتملة الناشئة عن تفشي فيروس كورونا المستجد – المطالبات بالقوة القاهرة وعقود البناء في دولة الإمارات العربية المتحدة).
بشكل عام، يجب أن يحتوي المجلد على الأقل على سجلات:
- القوانين ذات الصلة بما في ذلك توجيهات الحكومة والنشرات الدورية التي صدرت بسبب تفشي المرض؛
- تأثير الحجر الصحي الإلزامي، وأوامر البقاء في المنزل، والتباعد الاجتماعي، وإغلاق الحدود، ومتطلبات قيود الحركة على تنفيذ المشروع بما في ذلك عمليات المكتب الرئيسي؛
- إخطارات مكتوبة بشأن التأثير للأطراف ذات الصلة (بما في ذلك شركات التأمين إذا كان هناك حدث قابل للمطالبة بموجب أي بوليصة تأمين)؛
- كيف قد يؤثر التأثير على نشر المعدات والمواد وموارد القوى العاملة وسلاسل التوريد والتسليمات (بما في ذلك أي قوة قهرية (الشهادة الممنوحة للمصنعين أو الموردين أو الشاحنين المعنيين)، والوقت المطلوب للحصول على التصاريح والموافقات التنظيمية، وجدولة أو تسلسل العمل، وطرق العمل، ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة، وتكاليف المواد والمعدات والقوى العاملة والتنفيذ؛
- الخطوات التي تم اتخاذها أو التي سيتم اتخاذها للتخفيف من تأثير وتكاليف القيام بذلك.
كيف يمكن استخدام السجلات لدعم أو دحض المطالبة؟
القاعدة الأساسية التي يجب مراعاتها هي أن الطرف الذي يقدم تأكيدًا يتحمل عبء إثبات هذا التأكيد. تنطبق هذه القاعدة أو المبدأ القانوني على كل من أنظمة القانون المدني والقانون العام في جميع أنحاء العالم. فيما يتعلق بقانون الإمارات العربية المتحدة، يمكن العثور على هذا المبدأ في الأحكام المختلفة ضمن قانون الإثبات في المعاملات المدنية والتجارية (القانون الاتحادي رقم 10 لسنة 1992 لدولة الإمارات العربية المتحدة), قانون المرافعات المدنية (القانون الاتحادي رقم 11 لسنة 199 لدولة الإمارات العربية المتحدة2) قانون المعاملات المدنية (القانون الاتحادي رقم 5 لسنة 1985 لدولة الإمارات العربية المتحدة) وقانون المعاملات التجارية (القانون الاتحادي رقم 18 لسنة 1993 لدولة الإمارات العربية المتحدة).
يمكن استخدام السجلات كدليل مباشر لإثبات حقيقة أو ظرف معين، مما يدعم بدوره تأكيدًا، أو يمكن أن تكون دليلاً غير مباشر لحقيقة أو ظرف معين. على سبيل المثال، يمكن أن يكون نموذج "طلب التفتيش" (RFI) الموقع والمؤرخ الذي أصدره المقاول إلى المهندس المشرف طالبًا منه فحص عمل معين تم الانتهاء منه دليلاً مباشرًا لإثبات أن طلب التفتيش تم تقديمه في تاريخ طلب التفتيش. من ناحية أخرى، إذا لم يكن هناك سجل لإثبات تاريخ اكتمال العمل، يمكن أن يكون طلب التفتيش دليلاً غير مباشر يشير إلى أن العمل قد اكتمل بالفعل بحلول الوقت الذي تم فيه إصدار طلب التفتيش.
لا شك أن أي حجم من السجلات لن يكون قادراً على توثيق كافة القضايا والحقائق التي قد تنشأ في أي مشروع. وفي كثير من الأحيان، تتطلب القضايا المعقدة مثل الأمثلة المدرجة أدناه الجمع بين الشهود الواقعيين والخبراء لشرح السجلات ذات الصلة واختبار تأكيدات الأطراف المعنية:
- ما هو السبب الأساسي وراء حدوث صدع هيكلي في العمود المبني؟
- كيف تغير المسار الحرج أو تأثر بسلسلة من الأحداث المؤجلة؟
- كيف يمكننا تحديد الخسارة في الإنتاجية بشكل صحيح نتيجة لمجموعة من الأحداث المزعجة؟
في الإجراءات القانونية، يجب تأكيد الأدلة الوثائقية أو تفسيرها من قبل شهود لديهم المعرفة الواقعية أو المتخصصة حول الأدلة ((ومع ذلك، في إجراءات المحكمة البرية في الإمارات العربية المتحدة، لا يتم تقديم أدلة الشهود (سواء كانت شفوية أو مكتوبة) غالبًا إلى اللجنة القضائية للنظر فيها لأن الكثير من التحقيقات الواقعية والفنية يقوم بها الخبراء المعينون من قبل المحكمة. يعقد هؤلاء الخبراء اجتماعات مع ممثلي الأطراف لتلقي الأدلة التي تتضمن تفسيرات شفوية من الممثلين.)) بالنسبة لمسائل البناء، يكون الشهود الواقعيون عادةً هم المشرفون أو المهندسون أو مديرو البناء أو مديرو المشاريع الذين لديهم معرفة مباشرة بالسجلات المعنية من خلال العمل في المشروع. أما بالنسبة للشهود الخبراء، فهم أشخاص لديهم الخبرة والتجربة لتحليل وتفسير السجلات ذات الصلة لإبداء الآراء. يمكن أن يكونوا خبراء في مجالات الهندسة أو الهندسة المعمارية أو المحاسبة أو التخطيط أو مسح الكميات.
عندما لا تتوفر لدى الأطراف السجلات المطلوبة التي يمكن أن تكون بمثابة دليل مباشر لحل القضايا الفنية المعقدة، فإن أفضل طريقة هي الاستعانة بشاهد خبير مستقل. وسوف يحتاج الشاهد الخبير إلى الاعتماد على سجلات المشروع للتحقيق في القضايا وتحليلها قبل إبداء رأيه. لذلك، كلما كانت السجلات أكثر شمولاً ودقة، كلما كان رأي الخبير أكثر إقناعًا.
هناك جوانب قانونية أخرى تتعلق باستخدام السجلات كدليل لا تغطيها هذه المادة - وهي تشمل أسئلة تتعلق بالإفصاح عن السجلات وقبولها ووزنها كدليل مستندي. هذه هي الأسئلة التي ستنشأ في مواقف مثل عندما لا تكون السجلات التي تم الاعتماد عليها أصلية أو عندما تكون محتويات السجلات المقدمة كدليل قد تم إعدادها من قبل شخص غير متاح لشرح المحتويات. إنها تنطوي على قضايا معقدة تتعلق بالقانون والممارسة، وربما تكون موضوع مقال آخر.
مطالبات البناء
عند متابعة مطالبة البناء، سيحتاج مقدم المطالبة إلى إثبات جوانب "المسؤولية" و"الكم" للمطالبة. يتطلب الجانب الأول من مقدم المطالبة تحديد الحقائق/الحدث والحق القانوني الذي يمنحه الحق في تقديم مطالبته، ويدعو الجانب الثاني مقدم المطالبة إلى تحديد المبلغ و/أو الإعفاء الآخر الذي يحق له الحصول عليه من خلال تحديد كيفية نشوء المبلغ و/أو الإعفاء الآخر بسبب الحدث ذي الصلة.
هناك مجموعة متنوعة من المطالبات التي يمكن متابعتها بموجب عقد البناء وقد تختلف جوانب "المسؤولية" و"الكم" لكل نوع من المطالبات. يوضح الرسم البياني أدناه قائمة بالمطالبات النموذجية التي قد يسعى إليها المقاول - ستحتاج كل مطالبة إلى سجلات مختلفة لتلبية جوانب "المسؤولية" و"الكم" الخاصة بكل منها.
قد تصبح الأمور أكثر تعقيدًا عندما نتعامل مع المطالبات بموجب عقود البناء المعقدة حيث ستكون هناك مجموعة كبيرة من الشروط التي يجب استيفاؤها قبل أن تكون المطالبة ناجحة. قد تتضمن الشروط الحاجة إلى الاحتفاظ بسجلات معينة وتقديمها في إطار زمني أو بطريقة معينة، كما هو الحال عندما يقدم صاحب العمل مطالبة بموجب الفقرة الفرعية 2.5 من الكتاب الأحمر لـ FIDIC لعام 1999 ويطالب المقاول بتمديد الوقت و/أو الدفع الإضافي بموجب الفقرة الفرعية 20.1 حيث ستدخل المتطلبات التالية حيز التنفيذ:
- متطلبات المطالبات بموجب الفقرة الفرعية 2.5:
"إذا اعتبر صاحب العمل أنه يستحق أي مبلغ ... و/أو أي تمديد لفترة إخطار العيوب، فيجب على صاحب العمل أو المهندس إخطار المقاول بالتفاصيل ... "
"... يجب إرسال الإشعار في أقرب وقت ممكن بعد أن يصبح صاحب العمل على علم بالحدث أو الظروف التي أدت إلى المطالبة... "
"... يجب أن تحدد التفاصيل البند أو الأساس الآخر للمطالبة، ويجب أن تتضمن إثباتًا للمبلغ و/أو التمديد الذي يعتبر صاحب العمل نفسه مستحقًا له..."
- متطلبات المطالبات بموجب الفقرة الفرعية 20.1:
"... يتعين على المقاول إخطار المهندس، واصفًا الحدث أو الظرف الذي أدى إلى المطالبة... ويجب إرسال الإخطار في أقرب وقت ممكن، وفي موعد لا يتجاوز 28 يومًا بعد أن أصبح المقاول على علم، أو يجب أن يصبح على علم، بالحدث أو الظرف..."
"... يتعين على المقاول أيضًا تقديم أي إشعارات أخرى مطلوبة بموجب العقد، والتفاصيل الداعمة للمطالبة، وكلها ذات صلة بهذا الحدث أو الظرف... "
"... يتعين على المقاول الاحتفاظ بالسجلات المعاصرة التي قد تكون ضرورية لإثبات أي مطالبة، سواء في الموقع أو في مكان آخر مقبول لدى المهندس... "
"... في غضون 42 يومًا بعد ... يجب على المقاول أن يرسل إلى المهندس مطالبة مفصلة بالكامل تتضمن تفاصيل داعمة كاملة لأساس المطالبة ... "
إذا لم يتم الالتزام بمتطلبات المطالبات بشكل كامل، فإن ذلك يفتح المجال أمام الطرف المستجيب لرفض أو رفض مطالبة الطرف الآخر. ورغم أن الطرف المطالب قد يزعم أن عدم الالتزام بسبب عدم وجود سجلات معينة ليس بالضرورة قاتلاً، فإن هذا النوع من الحجج من الأفضل تركه للمحامين لأنه قد يصبح معقدًا اعتمادًا على صياغة العقد والظروف. وكما هو الحال دائمًا، فإن أفضل سياسة يمكن تبنيها هي ضمان عدم فقدان أي سجلات في المقام الأول.
الأفكار إغلاق
إن أغلب مشاريع البناء هي مشاريع طويلة الأجل وتشمل أطرافًا متعددة. وبالتالي، فإن حجم السجلات التي يتم إنشاؤها قبل وأثناء وبعد عمر المشروع قد يكون كبيرًا. وبالتالي، فإن إدارة سجلات المشروع قد تكون شاقة للغاية ما لم يتم استخدام شكل من أشكال نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) لتنظيم السجلات وأرشفتها. بالنسبة للمشاريع التي تستخدم نمذجة معلومات البناء (BIM) وبرامج التخطيط، فإن دمج نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ونمذجة معلومات البناء وبرامج التخطيط من شأنه أن يعزز بشكل كبير من فعالية حفظ السجلات (وحتى أفضل إذا كان يتضمن التصوير الفوتوغرافي الفاصل الزمني القائم على الموقع).
إن الاستثمار في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية الجيد لا يساعد فقط في زيادة كفاءة أو إنتاجية تنفيذ المشاريع الكبيرة، بل إنه قد يقلل أيضًا من الوقت والتكاليف التي قد يضطر المحامون والمستشارون إلى تحملها للتحقيق في السجلات ذات الصلة في حالة تورط الأطراف في إجراءات قانونية في المستقبل. وفي التحكيمات والدعاوى القضائية في مجال البناء الكبير، ليس من غير المألوف أن تجد محامين يفحصون عشرات إلى مئات الآلاف من الصفحات من السجلات.
أخيرًا، وللتأكيد بشكل أكبر على أهمية السجلات، أترككم مع الكلمات التي غالبًا ما يتم الاستشهاد بها لمحامي البناء الراحل، ماكس دبليو أبراهامسون (مؤلف كتاب "قانون الهندسة وعقد ICE"):
سيتعلم طرف النزاع، وخاصة إذا كان هناك تحكيم، ثلاثة دروس (غالبًا بعد فوات الأوان): أهمية السجلات، وأهمية السجلات، وأهمية السجلات..
ماكس دبليو ابراهامسون
_______________________________________________________________________________
رابط ذو صلة: وثائق المشروع - أزمة كوفيد.pdf (united-advocates.com)
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة مستقبلية في هذا الشأن، فلا تتردد في الاتصال بنا في United Advocates.